Regelgeving

ESG, duurzaamheid, MVO en ISO, er zijn veel termen en regels die gaan over duurzaamheid. Je hoort of ziet deze termen in de media of via businesspartners.

Het meeste komt samen in de doelen die wereldwijd zijn afgesproken door de Verenigde Naties, bekend als de Sustainable Development Goals (SDG's).  Deze 17 doelen dienen ertoe dat alle landen binnen de VN samen moeten zorgen voor een duurzame wereld. Hoe dat bereikt moet worden, is in Europa vastgelegd in de ESG normen (Environment, Social en Governance).

Bij Environment gaat het over hoe we onze omgeving beter kunnen maken, door bijvoorbeeld groene energie of circulair ondernemen.
Bij Social - zoals de naam al zegt- gaat het vooral om de sociale impact die een bedrijf kan maken, bijvoorbeeld door iets te bieden voor minderheidsgroepen in de maatschappij of door een maatschappelijke rol in te vullen.
Bij Governance gaat het over de manier van besturen van een organisatie en de wijze waarop de macht is verdeeld over het uitvoeren van het beleid en de controle daarop. Hiervoor heeft een organisatie gedragsregels en principes.

Een term die we hierbij ook vaak zien en eigenlijk de Nederlandse vertaling is van ESG, is MVO, wat staat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Invoering van ESG 

Ook qua wetgeving is er steeds meer aandacht voor ESG. Zowel op lokaal, Europees, als internationaal niveau neemt de hoeveelheid wetgeving(svoorstellen) toe. Dit soort wetgeving gaat bijvoorbeeld over meer transparantie en een strengere verantwoordingsverplichting in jaarverslagen, of over hoe bedrijfsprocessen rekening moeten houden met ESG. Een voorbeeld van de ontwikkelingen op wetgevingsgebied is de ‘Corporate Sustainability Due Diligence Directive’ die de Europese Commissie recent heeft geïntroduceerd. Deze richtlijn legt Europese bedrijven, en niet-Europese bedrijven met aanzienlijke activiteiten in Europa, verplichtingen op ten aanzien van mensenrechten en milieu. Dit mag voor het MKB ver weg lijken, maar de grote bedrijven moeten op dit moment al aan ESG-eisen voldoen en zijn ook verplicht om deze eisen door te vertalen naar alle leveranciers of partijen waar ze mee samen (willen) werken. 

Al met al maakt ESG een verschuiving door van vrijblijvend thema naar een verplicht compliance thema. Of men ESG nu omarmt of niet: ESG – en bovenal de richtlijn – zal bedrijven ertoe verplichten rekenschap te geven van ESG, en zelfs de gehele strategie ten aanzien van de inrichting van bedrijfsprocessen te beoordelen (en mogelijk zelfs te wijzigen). Daarbij komt ook dat steeds meer externe factoren aandacht voor ESG vereisen. Waar voorheen de ESG-verplichtingen vooral werden gezien als verplichtingen om toezichthouders en investeerders tevreden te stellen, ervaren bedrijven steeds vaker druk van de publieke opinie, klanten, en eigen personeel. Personeel wordt mondiger, uit vaker kritiek op het gebied van ESG, en vindt ESG een belangrijk thema om voor een bepaalde werkgever te kiezen.

De Corporate Sustainability Due Diligence Directive
Doel van de richtlijn is ervoor te zorgen dat ondernemingen bijdragen aan een duurzame ontwikkeling in het algemeen, en de overgang naar duurzaamheid van economieën en samenlevingen. Ondernemingen die onder het toepassingsbereik van de richtlijn vallen, zullen worden verplicht om negatieve gevolgen voor mensenrechten en het milieu in verband met de eigen activiteiten, die van hun dochterondernemingen, en indirecte zakenrelaties (behorend tot de waardeketen) vast te stellen, te voorkomen, in te perken, te beëindigen, of tot een minimum te beperken.

De richtlijn eist dat ondernemingen een algemene zorgvuldigheidsplicht ten aanzien van ESG moeten hanteren. Deze zorgvuldigheidsplicht omvat zes stappen die zijn gedefinieerd in de OESO-richtlijnen over ‘passende zorgvuldigheid’ en ‘verantwoord ondernemen’.

Stap 1. Integratie van passende zorgvuldigheid in beleidsmaatregelen en managementsystemen
Om ervoor te zorgen dat de passende zorgvuldigheid deel uitmaakt van het beleid van ondernemingen, moeten zij bestaande beleidsplannen aan ESG aanpassen, en/of nieuwe beleidsplannen opstellen. Het beleid dient een beschrijving te bevatten van de wijze waarop de onderneming – op korte en lange termijn – passende zorgvuldigheid op het gebied van mensenrechten en milieu aanpakt.
Daarnaast moet de onderneming een gedragscode hebben waarin de regels en beginselen worden beschreven die de werknemers en dochterondernemingen van de onderneming moeten naleven. De gedragscode moet gelden voor alle relevante bedrijfsfuncties en – activiteiten, met inbegrip van beslissingen over aankoop en inkoop. Tot slot dient het beleid een omschrijving te bevatten van alle processen die zijn ingevoerd om passende zorgvuldigheid op het gebied van mensenrechten en milieu toe te passen, van de maatregelen die zijn genomen om naleving hiervan te controleren, en om de toepassing ervan uit te breiden tot gevestigde zakelijke relaties.

Stap 2. Vaststelling en beoordeling van negatieve effecten op de mensenrechten en het milieu
Het identificeren van (potentiële) negatieve gevolgen op mensenrechten en milieu is essentieel om deze te kunnen voorkomen, te beperken of te beëindigen. De voorgestelde richtlijn verplicht ondernemingen dan ook om passende maatregelen te nemen om feitelijke of potentiële negatieve gevolgen op mensenrechten en het milieu bij hun eigen activiteiten, die van hun dochterondernemingen en van hun gevestigde (in)directe zakelijke relaties in hun waardeketen vast te stellen. Dergelijke identificatie dient periodiek plaats te vinden, en op basis van relevante elementen, zoals bijvoorbeeld informatie over geografische, sector, product- en ondernemingsgebonden risicofactoren. Denk bijvoorbeeld aan het inwinnen van informatie over de activiteiten bij faciliteiten met een hoger risico of in een risicovol gebied, en tevens bij het starten van een nieuwe activiteit of het aangaan van een nieuwe relatie.

Stap 3. Preventie, beëindiging of minimalisering van negatieve gevolgen op mensenrechten en milieu
Nadat ondernemingen (potentiële) negatieve gevolgen hebben vastgesteld, zullen zij vervolgens op gepaste wijze moeten reageren om deze te voorkomen, te beperken en zo nodig te beëindigen. De richtlijn bevat een overzicht van maatregelen die ondernemingen in ieder geval geacht worden te nemen, zoals:

• het ontwikkelen en uitvoeren van een preventie-actieplan, met daarin opgenomen tijdschema’s voor maatregelen en indicatoren voor het meten van verbeteringen;
• het ontwikkelen en uitvoeren van een correctie-actieplan voor negatieve gevolgen die niet onmiddellijk kunnen worden beëindigd;
• het verkrijgen van contractuele garanties van zakenpartners, waarbij zij zich committeren om de gedragscode en het preventie- en correctie-actieplan na te leven, onder meer door overeenkomstige contractuele garanties te verkrijgen van hun partners;
• het doen van de nodige investeringen, bijvoorbeeld in beheers- of productieprocessen en infrastructuur;
• het verlenen van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen waarmee de onderneming een gevestigde zakelijke relatie heeft; en
• het samenwerken met andere ondernemingen om zo een onderneming beter in staat te stellen om eventuele negatieve gevolgen te beëindigen.

Het beëindigen van een zakelijke relatie is een laatste uitweg, nadat pogingen om feitelijke negatieve gevolgen te beëindigen of tot een minimum te beperken zijn gefaald. De richtlijn verwacht eerst inspanning van bedrijven om elkaar te corrigeren.

Stap 4. Het instellen en handhaven van een klachtenprocedure
Ondernemingen dienen een klachtenprocedure op te zetten die gebruikt kan worden wanneer gerechtvaardigde zorgen bestaan over (potentiële) nadelige gevolgen voor mensenrechten en milieu van hun activiteiten, de activiteiten van hun dochterondernemingen en hun waardeketens.
Personen die getroffen zijn of kunnen worden door nadelige gevolgen, maar ook werknemersorganisaties en betrokken maatschappelijke organisaties, moeten klachten kunnen indienen.

Stap 5. Beoordeling van de doeltreffendheid van de maatregelen
Ondernemingen moeten toezien op de uitvoering en doeltreffendheid van de maatregelen die zijn genomen in het kader van passende zorgvuldigheid. Zij zullen hun eigen activiteiten, die van hun dochterondernemingen, en die van hun waardeketens periodiek moeten evalueren om de doeltreffendheid van de identificatie, preventie, vermindering, beëindiging en beperking van negatieve gevolgen op de mensenrechten en het milieu te controleren. Om ervoor te zorgen dat deze beoordelingen actueel zijn, moeten zij ten minste één keer per jaar worden uitgevoerd.

Stap 6. Publiekelijk communiceren over passende zorgvuldigheid
Ondernemingen die vallen onder de Non-Financial Reporting Directive (inclusief de beoogde aanpassingen door de Corporate Sustainability Reporting Directive) zullen over de onderwerpen uit het richtlijnvoorstel moeten rapporteren.
Voor de overige ondernemingen geldt dat zij jaarlijks verslag zullen moeten uitbrengen over deze onderwerpen op hun website.

Toezicht, handhaving en aansprakelijkheid
Elke lidstaat (Nederland, België etc.) wordt verplicht tot het instellen van een of meerdere nationale toezichthouders die zich zullen bezighouden met het toezicht op de naleving van de verplichtingen van het richtlijnvoorstel.
Voor Europese ondernemingen wordt de bevoegde autoriteit bepaald op basis van de locatie waar de onderneming haar statutaire zetel heeft. Voor een niet-Europese onderneming zal worden gekeken naar de jurisdictie waar zij haar bijkantoor heeft, of waar zij de meeste omzet genereert. Toezichthouders krijgen de bevoegdheid om informatie op te vragen en inspecties uit te voeren in verband met de naleving van voornoemde verplichtingen. Bovendien zullen zij de bevoegdheid hebben om corrigerende maatregelen te treffen, zoals bijvoorbeeld het opleggen van boetes.

Ten slotte voorziet de richtlijn er ook in dat ondernemingen civielrechtelijk aansprakelijk moeten kunnen worden gesteld voor schade wanneer zij de verplichtingen van de richtlijn niet zijn nagekomen, en er als gevolg hiervan de schade is ontstaan.

De verwachting is dat het voorgaande met name NGO’s zal aanzetten om door het voeren van juridische procedures druk uit te oefenen op bedrijven en nationale en lokale overheden om te voldoen aan de verplichtingen van de richtlijn.

Wat doet u met deze kennis?
De grote vraag die opkomt is: wat moet je nu doen?  ESG zal groeien en veel wetgeving is nog op komst. Een goede voorbereiding op wat komen gaat lijkt voor de handliggend. EcoRidders kan hierbij helpen; wij maken een simpele scan van jouw organisatie ten opzichte van de wetgeving die voor jou van toepassing is, 

Kijk ook verder op onze pagina Plan van Aanpak